Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf fbmlabel.de und in der Web-App app.fbmlabel.de. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

Bei Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns unter info@fbmlabel.de oder postalisch unter der genannten Anschrift.

Für die Verarbeitung deiner Account-, Kontakt- und Vertragsdaten sind wir verantwortlich. Bestell- und Empfängerdaten, die ein Händler zur Versandvorbereitung in die App übermittelt, verarbeiten wir dagegen grundsätzlich in dessen Auftrag. Diese unterschiedlichen Rollen erläutern wir in Abschnitt 7.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten, um Website und App bereitzustellen, Benutzerkonten zu verwalten, vertragliche Leistungen zu erbringen, Zahlungen abzuwickeln und Anfragen zu beantworten. Soweit du selbst Vertragspartner bist, stützen wir die dafür erforderliche Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Handelt es sich um Kontaktdaten von Beschäftigten oder Vertretern eines Kundenunternehmens, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Grundlage; unser Interesse besteht in der Durchführung und Betreuung der Geschäftsbeziehung.

Gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten erfüllen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit wir um eine freiwillige Einwilligung bitten, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO maßgeblich. Weitere berechtigte Interessen, etwa an Betriebssicherheit und Missbrauchsabwehr, nennen wir bei der jeweiligen Verarbeitung.

Die Speicherung von Informationen auf deinem Endgerät und der Zugriff darauf richten sich zusätzlich nach § 25 TDDDG. Technisch unbedingt erforderliche Vorgänge können unter die Ausnahme in § 25 Abs. 2 TDDDG fallen. Für nicht erforderliche Vorgänge ist eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG notwendig.

3. Hosting, technische Protokolle und Backups

Die öffentliche Website fbmlabel.de wird mit WordPress bei IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, im Tarif Webhosting Pro betrieben. Die Web-App app.fbmlabel.de betreiben wir auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, am Standort Nürnberg. Mit beiden Hostinganbietern bestehen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

Beim Aufruf werden technische Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet. Dazu gehören je nach Dienst IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite oder Datei, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemangaben. Diese Verarbeitung ermöglicht die Auslieferung, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und zuverlässiger Betrieb.

Für den Hetzner-Server sind automatische Backups aktiviert. Hetzner erstellt täglich Sicherungen der Serverfestplatte und hält bis zu sieben Sicherungsstände vor. Sobald alle sieben Plätze belegt sind, ersetzt ein neues Backup den ältesten Stand. Gelöschte Daten können deshalb bis zum Austausch des betreffenden Sicherungsstands noch in einem Backup enthalten sein.

Zusätzlich werden bei Wartungs- und Aktualisierungsvorgängen manuelle Sicherungen angelegt. Diese können insbesondere Datenbanken, Konfigurationen und Dateien aus Kundenkonten enthalten. Sie werden von der Rotation der Hetzner-Backups nicht automatisch entfernt. Weitere Angaben zur Aufbewahrung und Löschung stehen in Abschnitt 14.

Die Sicherungen dienen der Wiederherstellung nach Ausfällen. Die hierfür erforderliche Verarbeitung beruht auf unserem berechtigten Interesse an Verfügbarkeit und Datensicherheit nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit Daten im Auftrag eines Kunden gesichert werden, gilt die in Abschnitt 7 beschriebene Rollenverteilung.

Weitere Informationen: IONOS Datenschutz, Hetzner Datenschutz und Hetzner-Informationen zu Backups.

4. Cookies und Einwilligungsverwaltung

In der App verwenden wir Cookies zur Sitzungsverwaltung, zur sicheren Anmeldung und zur Wiedererkennung einer bestehenden Anmeldung. Sie ermöglichen die Nutzung des Benutzerkontos. Ein dauerhaftes Anmelde-Cookie kann über das Schließen des Browsers hinaus bestehen bleiben. Durch Abmeldung und das Löschen entsprechender Browserdaten kannst du eine gespeicherte Anmeldung beenden; anschließend ist eine erneute Anmeldung erforderlich.

Zur Verwaltung von Einwilligungen auf fbmlabel.de verwenden wir Real Cookie Banner von devowl.io. Das lokal in WordPress betriebene Plugin dokumentiert deine Auswahl und zugehörige Nachweisdaten, insbesondere eine Kennung, Zeitpunkt, Umfang und Version der Einwilligung sowie die Interaktion mit dem Dialog. Die Verarbeitung erfolgt in unserer WordPress-Installation.

Die Einwilligungsauswahl wird in Cookies der Namensfamilie real_cookie_banner* für 365 Tage gespeichert. Lokale Zwischenspeicher dienen der Übertragung der Auswahl an unseren Server. Die Laufzeit im Browser ist von der Speicherung der serverseitigen Einwilligungsnachweise zu unterscheiden.

Die Beachtung und Dokumentation deiner Auswahl dient unseren gesetzlichen Pflichten; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Für den dafür unbedingt erforderlichen Endgerätezugriff gilt § 25 Abs. 2 TDDDG. Nicht erforderliche Analysefunktionen setzen deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG voraus.

Über die Cookie-Richtlinie kannst du deine Privatsphäre-Einstellungen ändern, ihre Historie aufrufen und Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Du kannst Cookies außerdem in deinem Browser löschen oder blockieren. Bei erforderlichen Cookies kann dies die Anmeldung und andere angeforderte Funktionen beeinträchtigen.

5. Benutzerkonto und betriebliche E-Mails

Für die Registrierung verarbeiten wir Unternehmens- beziehungsweise Accountname, E-Mail-Adresse und ein technisch gehasht gespeichertes Passwort. Hinzu kommen Accountkennungen, Erstellungszeitpunkt, E-Mail-Bestätigungsstatus und die dokumentierte Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise. Diese Daten benötigen wir für die Einrichtung, Anmeldung, Verwaltung und Absicherung des Kontos.

Wir versenden außerdem E-Mails zur Bestätigung der Adresse, zum Zurücksetzen des Passworts und zur Vertrags- oder Supportabwicklung. Postfächer und App-Mailversand werden über IONOS bereitgestellt. Dabei werden Empfänger- und Absenderadresse, Nachrichteninhalt sowie technische Zustellinformationen verarbeitet. Vertragsbezogene Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise bei Unternehmensansprechpartnern nach lit. f. Sicherheitsmaßnahmen beruhen auf unserem berechtigten Interesse an der Verhinderung unberechtigter Kontozugriffe.

Die für Konto und Vertrag als erforderlich gekennzeichneten Angaben werden zur Leistungserbringung benötigt. Ohne diese Daten können wir das Konto oder die betroffene Leistung nicht bereitstellen. Freiwillige Angaben sind entsprechend gekennzeichnet.

6. Abonnement, Zahlung und USt-ID-Prüfung

Für kostenpflichtige Tarife verarbeiten wir insbesondere Firmenname, Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bestätigung der unternehmerischen Nutzung, Tarif, Abrechnungsintervall, Buchungs- und Zahlungsstatus sowie zugeordnete Kunden-, Vertrags- und Transaktionskennungen.

Die Zahlung wird über Stripe Payments Europe Limited, Irland, abgewickelt. Wir übermitteln die für die Buchung erforderlichen Unternehmens-, Rechnungs- und Tarifangaben sowie interne Zuordnungskennungen. Im gehosteten Bezahlvorgang gibst du Zahlungsdaten direkt bei Stripe ein. FBM Label erhält insbesondere Kennungen und Statusinformationen zur Zahlung und zum Abonnement; vollständige Kartenangaben werden nicht als Zahlungsformularfelder in unserer App gespeichert.

Grundlagen sind die Durchführung des Vertrags nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, unsere gesetzlichen Abrechnungspflichten nach lit. c und, soweit erforderlich, das berechtigte Interesse an der Zuordnung und Absicherung von Geschäftsvorgängen nach lit. f. Stripe verarbeitet Daten je nach Tätigkeit als Auftragsverarbeiter und als eigener Verantwortlicher, etwa für eigene gesetzliche Pflichten und Betrugsprävention. Informationen dazu: Datenschutzerklärung von Stripe.

Zur Prüfung einer deutschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer übermitteln wir das Länderkennzeichen und die Nummer an das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem VIES der Europäischen Kommission. Das Ergebnis und der Prüfzeitpunkt werden dem Rechnungsprofil zugeordnet. Zweck und berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sind die Prüfung des B2B-Rechnungsprofils und die Vermeidung unzutreffender Unternehmensangaben.

7. Bestell-, Empfänger- und Versanddaten

Händler und Fulfillment-Dienstleister können Bestellberichte sowie Artikel-, Paket- und Trackinginformationen in FBM Label hochladen. Diese können Namen und Anschriften von Empfängern, E-Mail-Adressen und Telefonnummern, Bestell- und Positionsnummern, Artikelangaben, Mengen, Versand- und Trackingdaten enthalten.

Wir verarbeiten diese Daten zur vereinbarten Versandvorbereitung, Prüfung, Dateierstellung und Zuordnung im Auftrag des jeweiligen Kunden. Der Kunde bestimmt die Zwecke der Verarbeitung und ist dafür verantwortlich, dass eine geeignete Rechtsgrundlage besteht und seine Käufer informiert werden. Für diese Verarbeitung ist eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Diese Datenschutzerklärung ersetzt diese Vereinbarung nicht.

Im derzeitigen dateibasierten Ablauf stellt der Kunde die Amazon-Berichte bereit. Die erzeugten Dateien lädt er selbst in sein DHL- oder DPD-Konto beziehungsweise in Amazon Seller Central hoch. Die App übermittelt diese Versanddateien in diesem Ablauf nicht automatisch an die Versanddienstleister. Eine zukünftig aktivierte direkte Schnittstelle wird vor ihrer Verwendung gesondert datenschutzrechtlich beschrieben.

Die App unterstützt ein reduziertes, durchsuchbares Archiv vergangener Versandvorgänge. Nach einer Bereinigung bleiben insbesondere Bestellnummer, Versanddatum, Bearbeitungsstatus und erforderliche interne Verknüpfungen erhalten. Empfängerangaben, Roh- und Trackingdaten werden durch die Bereinigung entfernt. Zusätzlich bleiben auf das jeweilige Kundenkonto beschränkte Sperrvermerke erhalten, um die erneute Verarbeitung bereits bereinigter Bestellungen und Versandläufe zu verhindern. Diese Sperren können auch nach dem Löschen eines Archiveintrags bestehen bleiben.

Bestellnummern und interne Verknüpfungen können weiterhin einen Personenbezug ermöglichen. Wir behandeln das reduzierte Archiv und die Sperrvermerke deshalb nicht als anonyme Daten. Die Bereinigungsfristen, die weitere Aufbewahrung dieser Angaben und den aktuellen Stand der Löschautomatik erläutert Abschnitt 14.

Wenn deine Daten als Käufer oder Empfänger in einem Händlerkonto verarbeitet werden, wende dich für Auskunft, Berichtigung oder Löschung grundsätzlich an den betreffenden Händler. Wir unterstützen ihn bei der Bearbeitung berechtigter Anfragen.

8. Versandstatistiken innerhalb der App

Die App stellt dem Kunden betriebliche Auswertungen bereit. Dafür werden beispielsweise Artikelkennungen, Mengen, Versanddienstleister, Zielland, gekürzte Postleitzahlen, Bundesland, Gewichte und B2B-/B2C-Kennzeichnungen verarbeitet. Zur Zuordnung und Vermeidung doppelter Ereignisse können interne Kennungen und abgeleitete Bestellschlüssel verwendet werden.

Diese Auswertungen dienen der vereinbarten Versandverwaltung des jeweiligen Kunden. Soweit Bezüge zu Personen möglich bleiben, behandeln wir die Daten als personenbezogen beziehungsweise pseudonymisiert. Die betriebliche Versandstatistik ist von der Besuchermessung auf der Marketingwebsite zu unterscheiden. Für auftragsbezogene Daten gilt Abschnitt 7.

9. Kontakt und Support

Bei einer Anfrage verarbeiten wir deine Kontaktdaten, den Nachrichteninhalt und gegebenenfalls beigefügte Unterlagen, um dein Anliegen zu beantworten. Supporttickets in der App können zusätzlich Konto- und Benutzerzuordnung, Betreff, Zeitpunkte, betroffene App-Bereiche und unsere Antworten enthalten.

Das Formular unter fbmlabel.de/support bereitet aus deinen Eingaben eine Nachricht in deinem E-Mail-Programm vor. Die Eingabe allein übermittelt noch keine Supportanfrage an uns. Erst wenn du die vorbereitete Nachricht selbst versendest, erhalten wir sie. Optional eingegebener Name, Thema, Betreff und Nachricht werden dabei Bestandteil deiner E-Mail.

Nachrichten an support@fbmlabel.de werden an info@fbmlabel.de weitergeleitet. Dieses IONOS-Postfach leitet Nachrichten zusätzlich an unser geschäftliches Postfach nevzat.basci@pqproducts.de weiter, das ebenfalls bei IONOS im selben Vertrag liegt. Die Bearbeitung erfolgt über IONOS Webmail. Dabei können Kopien in den beteiligten Postfächern entstehen.

Für die Fehlersuche kannst du in der App einen zeitlich begrenzten Lesezugriff auf dein Konto freigeben. Die Freigabe und administrative Zugriffe beziehungsweise Maßnahmen werden zur Nachvollziehbarkeit protokolliert. Zugriffe für notwendige Konto-, Sicherheits- und Abrechnungsaufgaben bleiben auf berechtigte Personen beschränkt.

Vertragsbezogener Support beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; allgemeine Anfragen, die Betreuung von Unternehmensansprechpartnern und die Absicherung von Supportzugriffen auf lit. f. Unsere Interessen sind eine sachgerechte Bearbeitung und ein sicherer, nachvollziehbarer Support. Bitte übermittle keine Passwörter oder für die Anfrage nicht benötigten Käuferdaten. Zur Aufbewahrung siehe Abschnitt 14.

10. Freiwillige E-Mail-Präferenz

Bei der Registrierung kannst du freiwillig auswählen, ob du künftig Informationen zu FBM Label per E-Mail erhalten möchtest. Wir speichern diese Auswahl zusammen mit deinem Konto. Rechtsgrundlage für die Speicherung einer erteilten Werbeeinwilligung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Zustimmung ist keine Voraussetzung für die Nutzung der App.

Derzeit versenden wir keine Newsletter oder Werbe-E-Mails. Automatische Nachrichten betreffen die Registrierung, das Zurücksetzen des Passworts und das Abonnement. Vor Aufnahme eines Newsletterversands werden die Informationen zum tatsächlichen Versandverfahren entsprechend ergänzt.

Du kannst deine Auswahl in den Datenschutzeinstellungen des Kontos ändern oder eine Einwilligung per E-Mail an info@fbmlabel.de widerrufen. Der Widerruf wirkt für die Zukunft. Erforderliche Nachrichten zu Konto, Sicherheit und Vertrag sind von einer Werbeeinwilligung unabhängig.

11. Besuchsstatistiken auf fbmlabel.de

IONOS WebAnalytics

Für die öffentliche Website verwenden wir IONOS WebAnalytics zur statistischen Auswertung und technischen Verbesserung unseres Webangebots. Die bei uns eingesetzte Auswertung beruht auf den automatisch erzeugten Webserver-Protokollen. IONOS WebAnalytics setzt hierfür keine Cookies ein.

Ausgewertet werden aufgerufene Seiten oder Dateien, Referrer, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Zugriffszeit und ein aus der IP-Adresse abgeleiteter ungefährer Standort. Nach Angaben von IONOS wird die beim Seitenabruf übertragene IP-Adresse unmittelbar nach der Übermittlung anonymisiert. Die vorgelagerte Verarbeitung der IP-Adresse erfolgt damit nicht von Anfang an anonym. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist die bedarfsgerechte und technisch zuverlässige Bereitstellung der Website.

Weitere Informationen: Datenverarbeitung durch IONOS WebAnalytics.

Google Analytics 4

Auf fbmlabel.de ist Google Analytics 4 über das WordPress-Plugin Site Kit eingebunden. In der Web-App app.fbmlabel.de verwenden wir Google Analytics nicht. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Dienst hilft uns, die Nutzung der öffentlichen Website zu verstehen und ihre Inhalte zu verbessern.

Verarbeitet werden insbesondere Seitenaufrufe, Interaktionen, Referrer, pseudonyme Browser- beziehungsweise Nutzerkennungen und technische Geräteinformationen. Die Erfassung detaillierter Standort- und Gerätedaten ist aktiviert; dazu können etwa Stadt, Gerätehersteller, Modell, Browser und Bildschirmauflösung gehören. Google-Signale und die Erhebung von durch Nutzer bereitgestellten Daten sind deaktiviert.

Die Freigabe für personalisierte Werbung ist in der Analytics-Property derzeit aktiviert. Google Ads setzen wir derzeit nicht ein. Die aktivierte Analytics-Einstellung ist von einem tatsächlichen Einsatz von Google Ads zu unterscheiden.

Rechtsgrundlage ist deine freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie für das Speichern oder Auslesen von Informationen auf dem Endgerät § 25 Abs. 1 TDDDG. Du kannst deine Einwilligung über die in Abschnitt 4 verlinkten Einstellungen ändern oder widerrufen.

Die eingestellte Aufbewahrung von Nutzer- und Ereignisdaten beträgt zwei Monate. Für Nutzerdaten ist das Zurücksetzen der Aufbewahrungsfrist bei neuer Aktivität aktiviert; eine erneute Aktivität kann deren Frist deshalb verlängern. Diese Einstellung gilt nicht gleichermaßen für aggregierte Standardberichte. Davon getrennt sind die Cookies _ga und _ga_*, die im Einwilligungsdialog mit einer Laufzeit von bis zu 24 Monaten ausgewiesen sind; ihre Laufzeit kann bei erneuter Nutzung aktualisiert werden.

Google gibt an, bei Zugriffen aus der EU IP-Adressen nicht zu protokollieren oder zu speichern. Sie werden für die technische Verbindung und zur Ableitung von Standortinformationen verarbeitet und anschließend verworfen. Andere Analysedaten können dennoch einen Personenbezug haben. Daten können insbesondere auch in den USA verarbeitet werden; hierzu siehe Abschnitt 13.

Weitere Informationen: Google Datenschutz und Aufbewahrung in Google Analytics.

12. Darstellung und externe Dateien

Schriftarten auf der öffentlichen Website

Die auf der Website eingebundenen Schriftdateien werden lokal über fbmlabel.de bereitgestellt beziehungsweise sind direkt in die Seite eingebettet. Für den Abruf dieser Schriftdateien ist keine Verbindung zu einem Google-Fontserver erforderlich. Auf der öffentlichen Website können keine Kommentare abgegeben werden.

jsDelivr in der Web-App

Die Web-App lädt Bootstrap-Dateien für Darstellung und Bedienung über cdn.jsdelivr.net. Betreiber von jsDelivr ist laut dessen Datenschutzerklärung Volentio JSD Limited, Vereinigtes Königreich. Beim Abruf werden insbesondere IP-Adresse, Browserangaben, die angeforderte Datei, Zeitstempel und gegebenenfalls die verweisende Domain an den ausliefernden Server übertragen. Der Anbieter setzt weitere CDN-Dienstleister zur Auslieferung ein; dabei sind Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums möglich.

Zweck des Abrufs ist die zuverlässige Bereitstellung der Bedienoberfläche. Als Grundlage für die hierfür erforderliche Verarbeitung kommt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit diesem berechtigten Interesse in Betracht. Die abschließende Prüfung der konkreten Einbindung und ihrer internationalen Übermittlungsmechanismen ist noch nicht abgeschlossen.

Nach Anbieterangaben verwendet der jsDelivr-CDN-Dienst keine Cookies. Nicht aggregierte Nutzungsdaten werden für Betrieb, Analyse und Missbrauchsabwehr aufbewahrt und anschließend gelöscht; eine feste allgemeine Tagesfrist nennt der Anbieter nicht. Aggregierte Abrufstatistiken werden nach Anbieterangaben unbefristet gespeichert. Weitere Informationen: jsDelivr Datenschutz.

13. Empfänger und internationale Datenübermittlungen

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur Personen Zugriff, die die Daten für ihre Aufgaben benötigen. Externe Empfänger ergeben sich aus den beschriebenen Diensten: Hosting- und E-Mail-Anbieter, Zahlungsdienste, die Europäische Kommission für die USt-ID-Prüfung sowie die jeweils eingesetzten Analyse- und Auslieferungsdienste. Soweit erforderlich, kommen steuerliche Berater, zuständige Behörden und zur Rechtsdurchsetzung eingeschaltete Stellen hinzu.

Bei Google, Stripe und den externen Auslieferungsdiensten können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Für Google und Stripe kommen insbesondere Empfänger in den USA in Betracht. Die Anbieter beschreiben hierfür Angemessenheitsbeschlüsse, einschließlich des EU-US Data Privacy Framework für erfasste zertifizierte Empfänger, sowie EU-Standardvertragsklauseln. Maßgeblich sind der konkrete Empfänger und die jeweilige Verarbeitung.

Informationen zu den Übermittlungsmechanismen und den vertraglichen Garantien findest du unter Google: Rahmenbedingungen für Datenübermittlungen und im Stripe Privacy Center. Weitere Auskünfte zu den für unsere Dienste maßgeblichen Garantien kannst du unter info@fbmlabel.de anfordern. Für jsDelivr gilt ergänzend Abschnitt 12.

14. Speicherdauer und Löschung

Die zulässige Speicherdauer richtet sich nach dem Verarbeitungszweck, erforderlichen vertraglichen Nachweisen und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Ein fortbestehender Vertrags-, Nachweis- oder Aufbewahrungszweck rechtfertigt nur die hierfür notwendigen Daten. Deine Rechte auf Löschung und Einschränkung bleiben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen.

Konto, Abrechnung und Kommunikation

Kontodaten: Maßgeblich sind die Dauer des Benutzerkontos und die Abwicklung des Vertrags. Nach dessen Beendigung kommen als weitere Zwecke insbesondere offene Abrechnungen, gesetzliche Nachweise und die Bearbeitung konkreter Rechtsansprüche in Betracht.

Abrechnungsunterlagen: Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre, einschlägige Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre und bestimmte Buchführungsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt regelmäßig mit dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres; gesetzliche Verlängerungen bleiben möglich. Diese Fristen gelten nicht pauschal für sämtliche Kontodaten, Käuferdaten oder Supportnachrichten.

E-Mail-Korrespondenz: Derzeit ist keine regelmäßige Löschung der Kontakt- und Support-E-Mails eingerichtet. Nachrichten verbleiben daher bis zu einer manuellen Löschung in den beteiligten Postfächern. Für die weitere Aufbewahrung sind die Bearbeitung des Anliegens, gegebenenfalls Vertragsabwicklung, gesetzliche Pflichten und konkrete Rechtsansprüche maßgeblich.

Supporttickets und Protokolle: Maßgeblich sind die Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs, die technische Fehlerbehebung und die Untersuchung konkreter Sicherheitsvorfälle. Eine notwendige Beweissicherung kann eine längere Speicherung einzelner Vorgänge erfordern. Die konkreten Speicher- und Löschfristen dieser Bestände werden derzeit noch geprüft.

Bestell-, Empfänger- und Trackingdaten

Die technische Bereinigung ist auf eine gemeinsame Frist von 30 Tagen je Bestellung und Kundenkonto ausgelegt. Bei noch nicht versandten Bestellungen beginnt sie mit dem ersten Import. Wird vor Ablauf dieser Frist ein erster Versand rechtzeitig und nachvollziehbar belegt, wird die Frist auf 30 Tage ab diesem ersten Versandzeitpunkt festgelegt. Alle zugehörigen Positionen und Versanddatensätze werden gemeinsam betrachtet.

Reimporte und zusätzliche Positionen starten keine neue Importfrist. Spätere Versandänderungen verlängern eine festgelegte Versandfrist nicht und öffnen abgelaufene Fristen nicht wieder. Bei der Bereinigung werden insbesondere Empfängerangaben, Roh- und Trackingdaten sowie personenbezogene Freitexte entfernt.

Import- und Exportdateien

Für sensible Import- und Exportdateien gilt eine Dateifrist von höchstens 14 Tagen ab dokumentierter erstmaliger Speicherung. Dazu gehören insbesondere Bestellberichte, Versandexporte und Versandbestätigungen, Trackinguploads einschließlich DHL-PDF-Dateien, Empfängerlisten, Paketpläne und personenbezogene Fehlerberichte. Läuft eine zugeordnete Bestellfrist früher ab, verkürzt dies die Dateifrist entsprechend. Kopien oder geänderte Dateizeitpunkte verlängern eine festgelegte Frist nicht.

Nach Fristablauf werden die Dateien für Downloads gesperrt. Ein stündlich eingeplanter automatischer Löschlauf entfernt die fälligen Dateien aus den erfassten aktiven Dateiablagen. Die tatsächliche Entfernung erfolgt beim nächsten erfolgreichen Lauf nach Fristablauf. Betriebsunterbrechungen oder Löschfehler können die Entfernung verzögern; fehlgeschlagene Löschungen werden bei weiteren Läufen erneut versucht. Die Downloadsperre ist von der Entfernung der Datei zu unterscheiden.

Für einzelne ältere Dateien lässt sich die erstmalige Speicherung nicht mehr zuverlässig feststellen. Diese Dateien bleiben für Downloads gesperrt und werden bei Erreichen der aus vorhandenen Nachweisen ermittelten Fristobergrenze durch den Löschlauf erfasst. Ihre Frist beginnt nicht mit der Einführung der neuen Dateiregel neu. Auch sonst hinsichtlich Zuordnung oder Frist ungeklärte sensible Dateien sind für Downloads gesperrt und müssen vor einer weiteren Verwendung oder gezielten Löschung geklärt werden.

Aktueller Stand der Bereinigung

Dateien: Die automatische Dateibereinigung ist seit dem 11.10.2026 aktiviert. An diesem Tag wurden die fälligen Dateien sowie gesondert zur Löschung bestimmte Altdateien erfolgreich entfernt. Der regelmäßige Dateilauf verändert keine Bestell- oder Empfängerdatensätze in der Datenbank und löscht nicht das reduzierte Bestellarchiv.

Bestelldaten: Die oben beschriebene 30-Tage-Bereinigung der Bestell-, Empfänger- und Trackingdaten in der Datenbank ist technisch vorbereitet. Die produktive Erstbereinigung und die Aktivierung eines regelmäßigen automatischen Laufs für diese Daten stehen noch aus. Die festgelegte Frist ist deshalb noch nicht für sämtliche vorhandenen Bestelldaten durch einen laufenden Löschprozess umgesetzt.

Weitere Speicherorte: Sicherungskopien, Supporttickets, E-Mails, Serverprotokolle und Daten außerhalb der erfassten Dateiablagen werden vom Dateilöschlauf nicht automatisch mitgelöscht. Für diese Bestände gelten die gesonderten Angaben in diesem Abschnitt.

Reduziertes Archiv und Sperrvermerke

Die Bestellnummer, das Versanddatum, der Bearbeitungsstatus und erforderliche interne Verknüpfungen können nach der Bereinigung zur Suche nach vergangenen Versandvorgängen erhalten bleiben. Zusätzlich werden kontobezogene Bestell- und Versandlaufsperren zur Verhinderung erneuter Verarbeitung bereinigter Daten aufbewahrt. Die 30-Tage-Bereinigung entfernt diese Angaben nicht.

Die weitere Aufbewahrung richtet sich nach ihrer Erforderlichkeit für die vereinbarte Archivfunktion und die Verhinderung erneuter Verarbeitung sowie nach dem Verarbeitungsauftrag und berechtigten Löschungsansprüchen. Eine feste automatische Löschfrist für das reduzierte Archiv und die Sperrvermerke ist derzeit nicht eingerichtet. Daraus folgt keine pauschale Berechtigung zur unbegrenzten Speicherung. Bei einer vollständigen Löschung des Kundenkontos werden auch die zugehörigen Archivdaten und Sperrvermerke im aktiven System entfernt; Sicherungskopien sind gesondert zu berücksichtigen.

Sicherungskopien, Einwilligungen und Browserdaten

Backups: Für die aktivierten automatischen Hetzner-Backups gilt der in Abschnitt 3 beschriebene Austausch von bis zu sieben Sicherungsständen. Zusätzlich bestehen manuell angelegte Sicherungen. Deren konkrete Aufbewahrungs- und Löschfristen sind noch nicht abschließend festgelegt. Die Bereinigung im aktiven System erfasst diese Kopien nicht automatisch; umgekehrt löscht die Backup-Rotation keine Daten aus dem weiterhin betriebenen Produktivsystem.

Einwilligungsnachweise: Maßgeblich sind die Dauer der Nutzung einer Einwilligung sowie eine darüber hinaus erforderliche Dokumentation zur Erfüllung von Nachweispflichten oder zur Bearbeitung konkreter Ansprüche. Die konkrete serverseitige Aufbewahrungsfrist wird derzeit noch geprüft.

Analyse und Browserdaten: Die Angaben für Google Analytics stehen in Abschnitt 11, für Einwilligungs-Cookies in Abschnitt 4 und für jsDelivr in Abschnitt 12.

Für Löschungsanfragen erreichst du uns unter info@fbmlabel.de. Soweit wir Daten im Auftrag eines Händlers verarbeiten, unterstützen wir diesen bei der Umsetzung deiner Rechte. Die beschriebenen technischen Abläufe schränken gesetzliche Löschungsansprüche nicht ein.

15. Deine Rechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen hast du das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Widerspruch: Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, widersprechen. Das gilt auch für ein darauf gestütztes Profiling. Gegen die Verarbeitung für Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen; wir verarbeiten deine Daten dann nicht mehr für diesen Zweck.

Richte deine Anfrage an info@fbmlabel.de. Soweit erforderlich, bitten wir um angemessene Informationen zur Identitätsprüfung. Bei Käuferdaten, die wir im Auftrag eines Händlers verarbeiten, unterstützen wir dessen Bearbeitung wie in Abschnitt 7 beschrieben.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder dem Ort eines vermuteten Verstoßes. Für uns ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) zuständig.

16. Automatisierte Vorgänge und Änderungen

Die App verwendet Regeln zur Versandvorbereitung und prüft technische Voraussetzungen wie Tarifkontingente und den Status einer USt-ID. Bei einer dadurch ausgelösten Ablehnung oder Sperre kannst du eine Überprüfung durch unseren Support verlangen. Zahlungsdienstleister führen gegebenenfalls eigene Sicherheitsprüfungen nach ihren Datenschutzhinweisen durch.

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die Verarbeitung oder maßgebliche Vorgaben ändern. Eine Aktualisierung ersetzt keine neue Einwilligung, soweit diese erforderlich ist.